AIA생명과 함께 배워보는 비즈니스 영문메일 작성법

Real AIA 2013. 6. 20. 15:22


글로벌화 되어가는 요즘. 여러 가지 이유로 의사소통이 영어로 이루어지는 경우가 많죠?

인터넷을 통해 해외 문서나 정보 수집을 하는 것이 일반화되면서 영어 기반의 커뮤니케이션은 사내 해외 관련 담당자뿐만 아니라 모든 직장인의 중요한 요소가 되었습니다.

수 많은 기업이 글로벌화 함에 따라 최근 직장인들 사이에서 가장 중요하게 여겨지는 것이 바로 영문메일 작성법 인데요. 우리가 한국어를 잘한다고 이메일을 잘 쓰는 것이 아니듯이 영어를 잘 하지 못한다고 해서 영어로 이메일 작성을 하지 못하는 것은 아닙니다. 영어로 작성한 비즈니스 업무 이메일이 좋은 인상을 남길 수 있도록 도와주는 몇 가지 팁을 AIA와 함께 알아볼까요? Follow me~


▶ Use Right Greeting ( 올바른 첫인사 쓰기 )

보통 친구에게 보내는 이메일 같은 경우에는 “Hey”“Hello” 와 같이 친근감 있고, 가벼운 인사로 시작하죠? 하지만 중요한 고객이나 기업에게 보내는 이메일의 경우 위와 같이 쓰는 것은 무척이나 예의에 어긋난 인사말입니다. 비즈니스 이메일은 반드시 Dear. John(상대방의 이름)으로 시작 해야 합니다. “Dear Sir/Madam”도 사용하지만 일을 함께 하는 상대방에게 쓰기에는 너무 딱딱한 표현입니다(보통 상대방에게 처음 이메일을 보낼 때 사용)

부드러운 분위기를 이끌어 가는 것도 비즈니스 이메일의 중요한 요소입니다.

만일 이메일을 받는 상대방이 구면일 경우, First name(이름)을 써도 좋습니다. 예를 들면 ‘Paul’ ‘Bob’으로 써도 무방하다는 것이죠. 처음 이메일을 주고받는 사이라면 ‘Mr.Collins’, ‘Mrs.Kim’과 같이 Last name()을 쓰는 경우도 있지만, 이는 상대방에게 처음 이메일을 보낼 경우에만 사용하는 것이 좋습니다.

상대방과 친한 사이라면 간단히 “Hope things are well with you”라든지 “Hope you had a nice weekend”라고 간단히 인사말을 적어주는 것도 좋은 방법이죠.


자기소개

비즈니스 영어 메일을 쓸 때 상대방이 자신을 모른다면 자신이 누구인지, 회사와 소속을 이야기해주며, 이메일을 쓰는 목적이 무엇인지 간단하게 언급해 주는 것까지 하면 인사 글은 완성됩니다. 간단하죠? 

1. This is Jina Kim, a marketing manager at AIA Korea~

저는 AIA생명에서 마케팅 팀장으로 일하고 있는 김진아라고 합니다.

2. This is Jina Kim and I am in charge of ~ 

~를 맡고 있는 김진아 입니다.

, 이제 인사말이 끝났으니 앞의 소개에서 말했던 목적을 좀 더 상세하게 이야기하는 것이 필요하겠죠? 자료요청, 문의, 주문, 문제점 제기 등의 자신이 목적했던 내용을 한 단락으로 잘 정리해서 작성하는 것이 중요합니다.


Keep it Short and Clear ( 목적은 분명히, 요건은 간단 명료하게! )

어떤 언어에서는 정교하고 복잡한 문장을 사용하는 것이 글 쓰는 사람의 교육 정도를 나타내 주기도 하지만, 영어 이메일은 분명하고 간략하게 정리해서 쓰는 것이 중요합니다. , 단순한 영어 번역이 아닌 이메일을 받는 상대와의 관계, 이메일을 쓰는 목적이 명확하고 간결하게 전달되어야 한다는 것이죠.

첫 번째 문단에는 글을 쓰는 목적을 명확하게 밝히고 주된 문단에 적절한 시작 문장과 함께 자신의 의견을 정확하게 밝혀야 합니다.

또한, “First, Second, next, Finally”와 같은 표현을 사용하여 읽는 사람이 이메일의 요점을 잘 파악하도록 해야 합니다.


 이메일 목적 표현 

Expression 

 I'm writing in regards to 

 I'm emailing you concerning~ 

 We would like to point out that... 

 Your name was given to me by ... 

 The purpose of this email is to confirm with you... 


Be polite and tactful ( 공손한 표현을 쓰기 )

비즈니스 이메일에서는 공손한 태도로 써야 하는지, 항의 메일인지 서술형인지, 내용 중 일부를 첨부 파일로 보내는 지에 따라 이메일의 단어와 문장은 물론 구조와 톤 스타일이 달라져야 합니다.

<Tip 1> 구직을 위한 이메일이든, 주문한 가방의 운송비용 할인을 요청하는 이메일이든, 무엇을 요청 하기 위한 이메일에서는 명백한 목적과 태도는 좋으나, “I want”“I like”와 같이 너무 요구하는 것처럼 표현하는 것은 삼가는 것이 좋습니다. “I would like to~ “는 공손함과 존중을 드러내는 좋은 표현이며, 어떠한 제안을 하거나 아이디어를 이야기할 때에는 “I am interested in “과 같은 표현을 사용하는 것도 좋습니다.

<Tip 2> 이메일은 업무의 중요한 한 부분이기 때문에 업무상 문제가 발생할 시 비난 조의 표현은 삼가고, 대신 우회적인 표현을 쓰는 것이 좋습니다. 예를 들면 “Because you did not check my last email” 직접적인 표현보다는 “This is a follow-up to my last email”같이 간접적인 표현을 사용하는 것이 더 매너 있는 표현 입니다.

<Tip 3이메일의 본문의 마지막 부분에는 항상 “If you have any other questions please feel free to contact me” (문의사항이 있으시다면 언제든지 말씀 부탁 드립니다)“For Further information please consult website at” (더 많은 정보를 원하시면 ~의 저희 웹사이트에서 문의하여 주시기 바랍니다.) 라는 표현을 하여 좀 더 자세한 정보를 물을 수 있는 여지를 남겨 두는 것이 좋습니다.

 필요할 시 연락요청

 Expression

  • If you have any other questions please feel free to contact me'
  • Don't hesitate to contact us again if you need further information.
  • Please feel free to contact me if you have any questions.

, 메일을 쓰는 목적까지 잘 표현해 보셨나요? 이제 남은 것은 이메일의 끝맺음!

이메일의 가장 중요한 부분인 목적 전달 부분을 잘 끝냈으니 마지막 클로징은 부담 없이 가볍게 작성해볼까요?


Always end the email correctly ( 좋은 인상을 남기는 끝맺음 쓰기 )

- 직장인들이 가장 헷갈려 하는 부분! 바로 Sincerely Best Regards 둘 중에 어떤 것을 써야 할 지 고민하시는 분이 많으신데요. 형식적인 순서대로 나열한다면 아래와 같습니다. 

상사 : Sincerely, Truly yours, Yours Truly 

상사, 동료, 부하직원: Yours Best Regards, Regards

또한 “I am looking forward to your reply” 혹은 “Thank you”와 같은 표현으로 이메일을 마침으로써 읽는 사람에게 좋은 인상을 남길 수 있습니다.


지금까지 AIA가 알려드린 영문 메일쓰기 실전 팁, 어렵지 않죠? 영어로 쓰는 메일이라고 해서 처음부터 겁먹지 마시고, 영문 이메일 쓰는 연습을 하다 보면 분명 노하우를 터득할 수 있습니다. 영어 이메일 작성에 있어서 가장 중요한 것은 목적중심의 간결함, 예의와 격식, 부드러운 분위기와 감사의 표현이라는 것 잊지 마세요^^





댓글을 달아 주세요

  1. James 2013.06.24 11:51  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    Sincerely 지겹게 쓴다는 ㅋㅋ

  2. BlogIcon Stivo 2014.08.19 11:08  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    좀 친해지면 Best regards

  3. BlogIcon Stivo 2014.08.19 11:08  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    좀 친해지면 Best regards

  4. Favicon of http://www.nextgenvit.com BlogIcon barbour sale mens 2014.11.22 15:33  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

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  5. Favicon of http://www.barbiejomahoney.com BlogIcon www.barbiejomahoney.com 2014.11.24 13:01  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

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  6. xiaodaigege 2015.05.27 10:12  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

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